Nasz Warsztat Terapii Zajęciowej w Chodzieży korzysta z nowego, elektronicznego systemu dokumentacji – Empatio. To polski program dla WTZ, stworzony z myślą o warsztatach terapii zajęciowej, który zastąpił papierowe teczki, segregatory i rozproszone arkusze jednym, uporządkowanym miejscem.

Dla uczestników i ich rodzin zmiana jest niewidoczna na pierwszy rzut oka – ale dla zespołu Warsztatu oznacza dziś więcej czasu na terapię, a mniej na przepisywanie tych samych informacji po raz kolejny.

Koniec z przepisywaniem tych samych danych

Do tej pory nazwisko uczestnika trzeba było wpisywać osobno do dziennika, do programu rehabilitacji, na listę obecności i do sprawozdania – każda pomyłka mnożyła się przez kilka dokumentów naraz. W Empatio dane uczestnika wpisuje się raz, a system sam pilnuje terminów ważności orzeczeń i zgód, przypominając o nich, zanim stracą aktualność – a nie dopiero przy kontroli czy rozliczeniu z powiatem.

Jedno miejsce na całą dokumentację

W systemie prowadzimy teczkę każdego uczestnika, indywidualne programy rehabilitacji wraz z ich okresową oceną, listy obecności, dziennik zajęć w pracowniach oraz dokumentację pracy naszej psycholog. Trafiają tu też dane potrzebne do rocznego sprawozdania WTZ dla powiatu – zamiast zbierać je ręcznie z papierowych zestawień, korzystamy z tego, co zespół i tak wpisuje na bieżąco w codziennej pracy. Każdy dokument da się też w każdej chwili wydrukować i wpiąć do segregatora, tam gdzie wymagają tego procedury.

Teczka uczestnika i indywidualny program rehabilitacji

W elektronicznej teczce każdego uczestnika mamy dane osobowe, orzeczenie o stopniu niepełnosprawności wraz z terminem jego ważności, wywiad rodzinny oraz indywidualny program rehabilitacji (IPR) – z konkretnymi celami terapeutycznymi i sposobami ich realizacji. Realizację IPR ocenia się okresowo, a system sam przypomina o zbliżającym się terminie kolejnej oceny, więc nic nie umyka między jednym posiedzeniem rady programowej a kolejnym.

Frekwencja, rehabilitacja i trening ekonomiczny

Na bieżąco prowadzimy też frekwencję, dziennik zajęć rehabilitacyjnych w poszczególnych pracowniach oraz rozliczenia treningu ekonomicznego, którego wysokość – zgodnie z przepisami – nie może przekroczyć 20% minimalnego wynagrodzenia. Każde z tych zestawień wcześniej powstawało osobno, na oddzielnych kartkach czy w oddzielnych plikach – dziś korzysta z tych samych, raz wpisanych danych uczestnika.

Rada programowa i przejrzystość pracy zespołu

Rada programowa, która opracowuje i ocenia realizację programów rehabilitacji naszych uczestników, ma w systemie własne posiedzenia z protokołem gotowym od razu do wydruku – bez ręcznego przepisywania ustaleń po zakończonym spotkaniu.

Rodzice i opiekunowie bliżej Warsztatu

Z nowego rozwiązania korzystają też rodziny naszych uczestników. Kontakt z Warsztatem – informacja o nieobecności, pytanie, bieżąca sprawa – odbywa się przez SMS i e-mail wysyłane wprost z kartoteki uczestnika, a odpowiedź rodzica trafia z powrotem do systemu i widzi ją pracownik prowadzący. Dzięki temu ustalenia nie giną w prywatnych rozmowach telefonicznych, tylko zostają w dokumentacji uczestnika – dostępne także wtedy, gdy za jakiś czas zajmie się nim inny terapeuta.

Dane bezpieczne i pod naszą kontrolą

Aplikacja pracuje na naszym własnym serwerze, a dane uczestników – w tym wrażliwe informacje o stanie zdrowia i orzeczeniach – nigdy nie trafiają do zewnętrznej, współdzielonej chmury. Zostają w Polsce, pod naszą kontrolą – zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych w WTZ (RODO), którym podlega dokumentacja obejmująca dane o zdrowiu naszych uczestników.

Jak wyglądało wdrożenie

Przejście na nowe oprogramowanie dla warsztatu terapii zajęciowej nie wymagało od zespołu nauki skomplikowanego programu komputerowego – interfejs jest w całości po polsku, bez technicznego żargonu, a wszystkie moduły były gotowe do pracy od pierwszego dnia. Warsztat pracuje na Empatio na co dzień od sierpnia 2026 roku, a wdrożenie odbyło się bez przerywania bieżącej dokumentacji uczestników.

Najczęściej zadawane pytania

Czy dane naszych uczestników są bezpieczne? Tak – system działa na serwerze pod naszą kontrolą, dane nie trafiają do zewnętrznej chmury, a dostęp do wrażliwych informacji (np. notatek psychologa) mają wyłącznie uprawnione osoby.
Czy rodzice muszą zakładać konto lub instalować aplikację? Nie – kontakt z Warsztatem odbywa się zwykłym SMS-em lub e-mailem, bez logowania się do systemu.
Czy każdy pracownik widzi wszystkie dane uczestnika? Nie – dostęp zależy od roli w zespole: notatki naszej psycholog są poufne i widzi je tylko ona, a pozostali pracownicy mają dostęp do danych uczestników, którymi faktycznie się zajmują.
Czy to koniec papierowej dokumentacji? Nie do końca – dokumenty nadal można wydrukować tam, gdzie wymagają tego procedury, ale nie trzeba już przepisywać tych samych danych ręcznie po kilka razy.

Wdrożenie systemu Empatio to dla nas kolejny krok w unowocześnianiu pracy Warsztatu Terapii Zajęciowej w Chodzieży – po to, żeby więcej czasu i uwagi zostawało tam, gdzie jest najważniejsze: przy naszych uczestnikach. Inne warsztaty zastanawiające się nad podobnym rozwiązaniem znajdą więcej informacji na stronie systemu Empatio dla WTZ.

Dziękujemy całemu zespołowi za zaangażowanie we wdrożenie nowego systemu!